Kaip susiplanuoti dieną: rytas, vienas svarbiausias veiksmas ir vakaras

Svarstant, kaip susiplanuoti dieną, lengva pradėti nuo užduočių sąrašo. Tačiau sąrašas dar neatsako, kas šiandien svarbiausia, kada tam skirsite dėmesio ir kaip vakare įvertinsite rezultatą. Naudingiau dieną matyti kaip trijų dalių struktūrą: rytą nusistatyti kryptį, atlikti vieną svarbiausią veiksmą ir vakare peržiūrėti, kas iš tikrųjų įvyko. Toks planas skirtas ne užpildyti kiekvieną minutę, o priimti aiškesnius sprendimus.

Kodėl dienai reikia daugiau nei užduočių sąrašo

Viename sąraše dažnai atsiduria labai skirtingi dalykai: atsakyti į laišką, užbaigti projektą, užsiregistruoti vizitui ir pradėti sportuoti. Smulkus darbas gali būti pažymėtas kaip atliktas per kelias minutes, o reikšmingas pokytis reikalauja atskiro laiko. Kai visos užduotys atrodo vienodai svarbios, lengva rinktis tai, ką paprasčiausia užbaigti.

Dienos struktūra padeda atskirti tris klausimus: kokia yra kryptis, koks konkretus veiksmas ją palaiko ir ką parodė dienos rezultatai. Tai nereiškia, kad turite atlikti tik vieną darbą. Vienas svarbiausias veiksmas yra prioritetas tarp kitų įsipareigojimų, o ne priežastis juos ignoruoti.

Rytas: pirmiausia įvertinkite realią dieną

Rytinė įžanga turėtų prasidėti ne nuo idealaus scenarijaus, bet nuo turimų sąlygų. Pažiūrėkite, kokie susitikimai jau suplanuoti, kokie terminai artėja ir kiek laiko lieka darbui, kuriam reikės susikaupimo. Jeigu diena beveik užpildyta, planuoti kelias dideles užduotis būtų nerealistiška.

Prieš rinkdamiesi prioritetą, galite trumpai užrašyti atsakymus į tris klausimus:

- Ką šiandien privalau atlikti dėl jau prisiimtų įsipareigojimų? - Kuris darbas labiausiai susijęs su mano dabartiniu tikslu? - Kokį laiką galiu jam skirti, neignoruodamas kitų pareigų?

Šie klausimai yra bendras planavimo pasiūlymas, o ne knygos citata. Jų paskirtis paprasta: padėti atskirti norus nuo to, ką iš tiesų galite įtraukti į šiandienos planą.

Kryptį paverskite aiškiu sprendimu

Formuluotė „šiandien būsiu produktyvus“ nepasako, ką reikės daryti. Daug aiškiau skamba „parengsiu pasiūlymo juodraštį ir išsiųsiu jį peržiūrėti“. Antruoju atveju suprantama ir darbo pradžia, ir jo pabaiga.

Ryte nebūtina numatyti visų galimų kliūčių. Pakanka apsispręsti, kas šiandien svarbu, ir patikrinti, ar tam palikta reali vieta dienotvarkėje. Jeigu laiko nėra, reikia keisti užduoties apimtį arba sąmoningai peržiūrėti kitus planus.

Vienas svarbiausias veiksmas: konkretus, įvykdomas, patikrinamas

Svarbiausias veiksmas neturėtų būti visas projektas. „Sutvarkyti finansus“ yra plati kryptis, o „surinkti mėnesio išlaidų duomenis į vieną lentelę“ jau yra konkreti užduotis. Kuo aiškesnė jos apimtis, tuo lengviau suprasti, ko imtis ir kada sustoti.

Rinkdamiesi veiksmą, vertinkite ne vien skubumą. Paklauskite savęs, kas pasistūmės jį atlikus. Ar priimsite reikalingą sprendimą? Ar parengsite medžiagą kitam etapui? Ar įvykdysite atidėliotą įsipareigojimą? Atsakymas padeda pagrįsti pasirinkimą, užuot prioritetą paskyrus pagal nuotaiką.

Numatykite laiką ir užbaigimo kriterijų

Pasirinktą veiksmą įrašykite į konkrečią dienos vietą. „Padarysiu, kai atsiras laiko“ palieka jį priklausomą nuo visų kitų darbų. Aiškesnis susitarimas būtų pradėti po suplanuoto susitikimo arba prieš imantis kasdienių administracinių užduočių.

Taip pat iš anksto apibrėžkite, ką laikysite atliktu darbu. Pavyzdžiui, tikslas gali būti ne galutinai sutvarkytas dokumentas, o parašytas pirmasis jo variantas. Tai nėra kokybės atsisakymas: tiesiog atskiriate darbo etapus ir šiandienai pasirenkate vieną iš jų.

Jeigu aplinkybės pasikeičia, prioritetą galima peržiūrėti. Svarbu užfiksuoti, kodėl tai darote. Netikėtas būtinas darbas ir noras išvengti nemalonios užduoties nėra tas pats, nors dienos pabaigoje abu gali atrodyti kaip laiko trūkumas.

Vakaras: auditas, o ne savęs teisimas

Vakaro audito paskirtis – palyginti rytinį ketinimą su realiu rezultatu. Vien atliktų užduočių skaičius ne visada parodo, ar skyrėte dėmesio tam, kas svarbiausia. Todėl pirmiausia grįžkite prie pasirinkto veiksmo ir patikrinkite jo užbaigimo kriterijų.

Vakaro peržiūrai galite pasitelkti šiuos klausimus:

- Ar svarbiausias veiksmas atliktas taip, kaip buvau numatęs? - Kas padėjo dirbti, o kas sutrukdė? - Ką kitą dieną verta planuoti kitaip?

Atsakymus rašykite dalykiškai. Vietoj „man trūksta disciplinos“ naudingiau užfiksuoti „užduočiai nepalikau laiko tarp susitikimų“. Pirmasis teiginys vertina jus, antrasis nurodo planavimo problemą, kurią galima spręsti.

Neatliktą darbą perkelkite tik po peržiūros

Automatiškai perrašomas darbas gali keliauti iš dienos į dieną, nors jo apimtis ar svarba jau pasikeitė. Prieš perkeldami užduotį, nuspręskite, ar ji vis dar reikalinga, ar ją būtina sumažinti ir kada konkrečiai galėsite jos imtis.

Vakare nereikia išsamiai suplanuoti visos rytdienos. Pakanka užrašyti pastebėjimą, kuris padės ryte priimti tikslesnį sprendimą. Taip dienos peržiūra tampa kito plano pagrindu, o ne vien nuveiktų darbų archyvu.

Kaip dienos struktūra siejasi su KODEKSAS 90

KODEKSAS 90 – 329 puslapių praktinė 90 dienų sistema. Joje yra sutartis su savimi ir devyni vartai, o kiekviena diena turi rytinę įžangą, vieną svarbiausią veiksmą ir vakaro auditą. Sistemoje taip pat numatytos savaitės stotelės bei 30, 60 ir 90 dienos peržiūros.

Ši sandara leidžia dienos planą matyti platesniame laikotarpyje. Rytinis pasirinkimas ir vakaro įvertinimas yra kasdienė dalis, o savaitės stotelės bei numatytos peržiūros suteikia atskirus momentus sustoti ir pažvelgti į eigą. Knygos kaina – 49,99 €. Ją rasite kodeksas90.lt.

Jei ieškote, kaip susiplanuoti dieną, pradėkite nuo paprasto susitarimo: ryte pasirinkite realų prioritetą, dieną skirkite jam konkretų laiką, o vakare įvertinkite rezultatą. Plano vertę parodo ne jo ilgis, bet tai, ar aišku, ką darysite ir pagal ką spręsite, kad padarėte.

Kur pamatyti sistemą

- Ką gauni knygoje - Kas knygos viduje - Dažniausi klausimai

KODEKSAS 90 — 329 puslapių 90 dienų sistema už 49,99 €. Užsakyti knygą